АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 августа 2013 г. № 216-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжений Администрации города Южно-Сахалинска
от 07.02.2014 № 25-р, от 07.04.2014 № 92-р,
от 24.04.2014 № 113-р, от 27.06.2014 № 183-р,
от 21.07.2014 № 211-р)

В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск", в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата, отраслевых (функциональных) органов администрации города Южно-Сахалинска, муниципальных учреждений, функции и полномочия которых осуществляются администрацией города Южно-Сахалинска, обеспечить ознакомление под роспись и изучение специалистами (сотрудниками) утвержденной Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска и вносимых в нее изменений и дополнений.
3. Считать утратившими силу:
- распоряжение администрации города Южно-Сахалинска от 28.03.2012 № 74-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска";
- распоряжение администрации города Южно-Сахалинска от 25.07.2012 № 185-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 28.03.2012 № 74-р";
- распоряжение администрации города Южно-Сахалинска от 17.08.2012 № 197-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 28.03.2012 № 74-р";
- распоряжение администрации города Южно-Сахалинска от 07.09.2012 № 219-р "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 28.03.2012 № 74-р";
- пункт 1 распоряжения администрации города Южно-Сахалинска от 28.12.2012 № 316-р "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 28.03.2012 № 74-р (ред. от 25.07.2012), Регламент администрации города Южно-Сахалинска, утвержденный распоряжением администрации города от 13.07.2012 № 175-р".
4. Настоящее распоряжение разместить на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска.
5. Контроль исполнения распоряжения администрации города возложить на вице-мэра, руководителя аппарата А.И.Лескина.

Мэр г. Южно-Сахалинска
А.И.Лобкин





Утверждена
распоряжением
администрации г. Южно-Сахалинска
от 12.08.2013 № 216-р

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжений Администрации города Южно-Сахалинска
от 07.02.2014 № 25-р, от 07.04.2014 № 92-р,
от 24.04.2014 № 113-р, от 27.06.2014 № 183-р,
от 21.07.2014 № 211-р)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (далее по тексту - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Южно-Сахалинска (далее по тексту - Администрация) документов, совершенствования делопроизводства в Администрации и повышения его эффективности.
1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения." законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления городского округа "Город Южно-Сахалинск" в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на Управление мобилизационной подготовки и защиты информации.
(в ред. Распоряжения Администрации города Южно-Сахалинска от 24.04.2014 № 113-р)
1.4. Требования настоящей Инструкции по делопроизводству обязательны для исполнения органами местного самоуправления городского округа "Город Южно-Сахалинск", работниками структурных подразделений аппарата и отраслевых (функциональных) органов Администрации, муниципальными учреждениями, предприятиями и иными организациями, расположенными на территории городского округа "Город Южно-Сахалинск".
Структурные подразделения аппарата Администрации, отраслевые (функциональные) органы Администрации, муниципальные учреждения, функции и полномочия учредителя которых осуществляются администрацией города Южно-Сахалинска, далее по тексту читать как Подразделения.
1.5. Основные понятия.
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
Конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
Наименование документа - обозначение вида письменного документа;
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц;
Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
Автор документа - исполнитель - Подразделение, учреждение (организация), физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
Муниципальные правовые акты - Устав городского округа "Город Южно-Сахалинск", правовые акты, принятые на местном референдуме, нормативные и иные правовые акты Городской Думы города Южно-Сахалинска, постановления и распоряжения администрации города, распоряжения первого вице-мэра, вице-мэров, распоряжения и приказы руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации, постановления и распоряжения председателя Городской Думы города Южно-Сахалинска;
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда;
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
Сканирование документа - получение электронного образа документа;
Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
Электронная карточка документа - хранилище реквизитов документа. Электронная карточка документа включает в себя следующие реквизиты: вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа, отметку о конфиденциальности, сведения о поступлении документа, об исполнителе, адресате, исполнении документа, о согласовании документа, в том числе фамилию, имя, отчество, время согласования, должность лица, с которым согласован документ, резолюцию, подпись.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
1.6. В Администрации используется система электронного документооборота.
При обновлении или замене СЭД необходимо обеспечить соответствие новой системы требованиям настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству, установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляется Отделом по работе с документами и контролю МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее по тексту - Отдел по работе с документами и контролю).
Письма Отдела по работе с документами и контролю по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Подразделениях.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами в Подразделениях возлагается на их руководителей.
Работники Подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе.
1.9. Должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, разрабатываются на основе настоящей Инструкции по делопроизводству и утверждаются руководителями Подразделений.
1.10. На сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, возлагаются следующие основные обязанности:
- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
- учет (регистрация) внутренних документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю;
- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;
- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;
- подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения, передача их в архивный отдел администрации города Южно-Сахалинска (далее по тексту - архив);
- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении, контроль их возврата;
- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
- консультирование работников по вопросам работы с документами;
- учет печатей, штампов, используемых в Подразделениях.
1.11. Персональные данные, содержащиеся в проектах документов, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.
1.12. Передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений Администрации в связи со служебной необходимостью сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителей Подразделений или их заместителей.
При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель Подразделения письменно информирует вице-мэра, руководителя аппарата, начальника Отдела по работе с документами и контролю. Вице-мэр, руководитель аппарата назначает служебное расследование.
1.13. В Подразделениях могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции по делопроизводству методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.
1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за организацию работы с документами Подразделения или другому работнику по указанию руководителя Подразделения. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.15. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и случаях, предусмотренных федеральным законодательством. Производится с разрешения вице-мэра, руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Оформление реквизитов документов

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
При подготовке и оформлении документов Администрации и Подразделений используют следующие реквизиты:
01 - герб города Южно-Сахалинска - помещают на бланках документов в соответствии с Положением "О гербе городского округа "Город Южно-Сахалинск", а именно: на бланке письма Администрации, на бланке письма должностного лица, на бланках постановлений и распоряжений администрации города, на бланке решения городского Собрания, на бланках Подразделений (приложения № 1 - 7);
02 - наименование администрации города - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об администрации города Южно-Сахалинска;
02а - наименование должностного лица - автора документа, помещаемое на бланках документов (приложения № 2 - 4);
03 - наименование Подразделения - должно соответствовать наименованию, установленному положением о Подразделении. Подразделение указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем (приложение № 7).
Наименование Подразделения располагают ниже наименования Администрации. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием;
04 - справочные данные об администрации города указываются в письмах и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Администрации;
05 - справочные данные о Подразделении включают в себя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04;
06 - вид документа - наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
В письме наименование вида и разновидности документа не указывается;
07 - дата документа - датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Реквизит "Дата" отделяется от "вида документа" интервалом 24 пт (0,85 см).
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами:

05 февраля 2012 г.

В этом случае в конце даты пишется "г." либо полное слово "год" в соответствующем падеже.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно (2.07.2008 - неправильно, 02.07.2008 - правильно).
При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться;
08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение (печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от "вида документа" интервалом 24 пт (0,85 см).
Регистрационный номер документа состоит из индекса Подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера по единой нумерации в течение календарного года, например, 01-580.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующих обозначению наименований организаций в заголовочной части документа;
09 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресата - включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа (на № ________ от _______________).
При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты исходящего номера и даты документа адресата делать не следует;
При подготовке письма-ответа на несколько входящих документов исполнитель в реквизитах бланка письма оформляет ссылку на исходящие номера и даты документов адресата;
(абзац введен Распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска от 24.04.2014 № 113-р)
10 - место составления (издания) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 05. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления;
11 - отметка о конфиденциальности - проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации ограниченного распространения или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования".
Отметка (без кавычек) ДСП проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, на первой странице сопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземпляра документа, а также порядковым номером с отметкой ДСП и датой регистрации.
При прохождении в СЭД документов, содержащих персональные данные, ставится отметка "конфиденциально";
12 - адресат - документы адресуют в органы власти, учреждениям, организациям, должностным лицам, Подразделениям, гражданам.
Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 5 см от верхнего края листа.
При адресовании документа в орган власти, учреждение, организацию или Подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство финансов Сахалинской области

или:

Правительство Сахалинской области
Аналитическое управление

При адресовании документа руководителю наименование организации и наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Федеральной службы
по труду и занятости
И.О.Фамилия

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их названия указываются обобщенно, например:

Муниципальные предприятия
города Южно-Сахалинска

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-он,
Тульская обл., 301264

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Сахалинская транспортная инспекция
Пограничная ул., д. 45
г. Южно-Сахалинск, 693000

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю;
13 - гриф утверждения документа - документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым организационно-распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Вице-мэр города Южно-Сахалинска
__________________ _____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)

дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Мэр города Южно-Сахалинска
__________________ _____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)

дата

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.
При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на наименование вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
города Южно-Сахалинска
от _______________ № ________

или

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением администрации
города Южно-Сахалинска
от _______________ № ________

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают прописными буквами от границы верхнего поля без кавычек (допускается слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатать шрифтом другой насыщенности);
14 - указания по исполнению документа (резолюция) - написанные должностным лицом, включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату, например:

Иванову А.А., Морозовой Н.В.
Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2011
Личная подпись Дата

Текст резолюции должен быть кратким с использованием устоявшейся терминологии.
В случае необходимости подготовки ответа:
- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем. Для снятия с контроля исполненных документов исполнитель Подразделения в день регистрации прикрепляет сканированный ответ к электронной карточке документа в СЭД и направляет информацию должностному лицу (первый вице-мэр, вице-мэры), давшему указание (задание, поручение) по исполнению документа, или лицу, его замещающему.
(в ред. Распоряжения Администрации города Южно-Сахалинска от 24.04.2014 № 113-р)
Ответы на обращения граждан, поступившие в форме электронного документа на официальный сайт Администрации, направляются исполнителем заявителю через специализированную страницу официального сайта Администрации, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или на почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;
- резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций. При получении поручения по СЭД исполнитель (Подразделение), подготовивший проект ответа, обеспечивает правильность и своевременность электронного согласования документа.
- резолюция "В работу" подразумевает исполнение документов в рамках функциональных обязанностей исполнителя.
(абзац введен Распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска от 07.02.2014 № 25-р)
При подготовке проектов резолюций по исполнению Протоколов и Перечней поручений резолюцию "Для исполнения в части касающейся" не применять.
(абзац введен Распоряжением Администрации города Южно-Сахалинска от 07.02.2014 № 25-р)
При ведении электронного документооборота резолюция формируется руководителем в СЭД;
15 - наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов A5, A6 или имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Наличие заголовка в письме значительно снижает время регистрации, осуществляемой его получателем, т.к. аннотация его содержания составляет основную трудоемкость процедуры.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Например:

Постановление (о чем?) О создании аттестационной комиссии;
(в ред. Распоряжения Администрации города Южно-Сахалинска от 24.04.2014 № 113-р)
Постановление (о чем?) О награждении Почетными грамотами (кого?) работников предприятий бытового обслуживания;
(в ред. Распоряжения Администрации города Южно-Сахалинска от 24.04.2014 № 113-р)
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
(в ред. Распоряжения Администрации города Южно-Сахалинска от 24.04.2014 № 113-р)

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка (отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт (0,85 см));
16 - отметка о контроле за исполнением документа - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", отметкой в СЭД.
Оформляется на всех документах, подлежащих контролю, с указанием срока исполнения;
17 - текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Электронный документ печатается в формате, утвержденном ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. Для текстовых документов - *.odt, для электронных таблиц - *.ods.
Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.
Обращение "Уважаемый(ая)...!" отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт (0,85 см), от текста документа интервалом 18 пт (0,64 см).
При отсутствии обращения "Уважаемый(ая)...!" текст отделяется от наименования документа (заголовка) интервалом 24 пт (0,85 см).
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В отдельных случаях допускается уменьшение интервалов и шрифта (до № 13) при необходимости размещения текста на одной странице.
Связный текст, как правило, состоит из двух и более частей. В первой части (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, во второй, начинающейся с абзаца - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации, согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п.
Текст может содержать одну заключительную часть (например: постановления, распоряжения - постановляющую (распорядительную) часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о Подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, документов других организаций, ранее изданных документов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Дата и номер при этом указываются перед наименованием документа.
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются части, главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Заголовки частей разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом, центрованным способом (относительно границ текста), нумеруются римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания.
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.