АДМИНИСТРАЦИЯ ПОРОНАЙСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 июля 2013 г. № 341

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ"

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг", постановлением Правительства Сахалинской области от 21 июня 2011 г. № 233 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг", ст. 37 Устава муниципального образования Поронайский городской округ, постановлением администрации городского округа "Поронайский" от 20 декабря 2012 г. № 1294 "Об утверждении перечня муниципальных услуг и функций муниципального контроля (надзора), предоставляемых и исполняемых администрацией городского округа "Поронайский", постановлением администрации городского округа "Поронайский" от 7 марта 2012 г. № 191 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг" Администрация Поронайского городского округа постановляет:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" (далее - муниципальная услуга).
2. Управлению по делам и оргработе аппарата администрации Поронайского городского округа осуществлять предоставление муниципальной услуги в соответствии с утвержденным административным регламентом.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управделами администрации Поронайского городского округа (А.Н.Васильева).
4. Настоящее постановление разместить на официальном сайте Поронайского городского округа, а также опубликовать в газете "Экспресс".
5. Постановление администрации городского округа "Поронайский" от 30 мая 2012 г. № 484 "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" считать утратившим силу.

Мэр Поронайского городского округа
А.М.Радомский





Утвержден
постановлением администрации
Поронайского городского округа
от 22.07.2013 № 341

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента.
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги (далее - муниципальная услуга) определяет сроки совершения и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании архива Администрации Поронайского городского округа (далее - Администрация) документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги.
Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях по вопросам хранения, комплектования (формирования), учета архивных документов для получения и использования необходимой информации (далее - Заявители).
1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги.
1.3.1. Информация о месте нахождения и графике работы Администрации:
- местонахождение Администрации: 694240, г. Поронайск, ул. Октябрьская, 61а;
- график работы Администрации: понедельник - четверг с 08-30 час. до 16-45 час., пятница с 08-30 час. до 16-30 час., перерыв на обед с 13-00 час. до 14-00 час.;
- телефоны приемной Администрации: 8(42431) 50912;
- местонахождение предоставления муниципальной услуги: 694240, г. Поронайск, ул. Первомайская, 23; телефон: 8(42431) 42607.
Адрес официального сайта Поронайского городского округа: http://poronaisk.admsakhalin.ru.
Адреса электронной почты Администрации: poronaisk@adm.sakhalin.ru.
1.3.2. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области":
- информация по вопросам предоставления муниципальной услуги сообщается заявителю лично, по телефону, по почте, посредством размещения на информационном стенде, посредством размещения сведений в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (по электронной почте, по факсу, через сеть Интернет), а также на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области.
1.3.2.1. Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
1.3.2.2. Устное информирование осуществляется при обращении заявителей за информацией лично или по телефону.
Специалисты, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для его информирования.
1.3.2.3. При ответах на телефонные звонки специалисты подробно, в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который обратились заявители, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При устном обращении заявителей (по телефону) специалисты дают ответы самостоятельно. Если специалист, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то заявитель должен быть направлен к другому специалисту или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо специалист может предложить заявителю обратиться письменно.
1.3.2.4. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу).
Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, инициалов, номера телефона специалиста, ответственного за предоставление услуги.
Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.
Ответ на обращение заявителя, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по адресу, указанному в обращении.
1.3.2.5. Официальный сайт Поронайского городского округа содержит следующую информацию:
- о местах нахождения и графике работы Администрации и структурных подразделений Администрации;
- о перечне необходимых для представления муниципальной услуги документов, их формы, способ получения, в том числе в электронной форме;
- о справочных телефонах Администрации и структурных подразделений Администрации;
- об адресе электронной почты Администрации в сети Интернет и портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- о порядке получения информации по предоставлению муниципальной услуги.
1.3.2.6. Информационный стенд в месте предоставления муниципальной услуги содержит следующую информацию:
- о местах нахождения и графике работы Администрации;
- о перечне необходимых для предоставления муниципальной услуги документов, их формы, способе получения, в том числе в электронной форме;
- о справочном телефоне архива Администрации в сети Интернет, адресе официального сайта Поронайского городского округа, адресе электронной почты и о портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- о порядке получения информации по предоставлению муниципальной услуги;
- текст настоящего административного регламента с приложениями;
- перечень документов, необходимых при обращении для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
- образцы оформления и формы заявления, документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги.
Способами получения форм документов являются:
- копирование форм документов, размещенных на официальном сайте Поронайского городского округа в сети Интернет;
- обращение заявителя непосредственно в место предоставления муниципальной услуги по адресу: 694240, г. Поронайск, ул. Первомайская, 23 (тел. 42607) в соответствии графиком работы Администрации.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.
Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:
- предоставление муниципальной услуги осуществляет Администрация Поронайского городского округа;
- исполняет муниципальную услугу Управление по делам и организационной работе аппарата администрации (далее - Управление).
Управление не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, утвержденный решением Собрания городского округа "Поронайский" от 27.04.2012 № 242, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- комплектование (формирование) архива документами организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан;
- полный комплект учетных документов архива;
- создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА);
- сохранность архивных документов;
- выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном состоянии, неисправимо поврежденных и снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов;
- доступ пользователей к архивным документам;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования архива, а также от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется согласно графику передачи дел постоянного хранения в архив.
Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в течение одного дня.
Прием документов от граждан осуществляется в течение одного дня.
Общий срок осуществления процедуры по предоставлению муниципальной услуги 30 (тридцать) дней со дня подачи (поступления) письменного запроса.
В общий срок осуществления процедуры по предоставлению муниципальной услуги не входят периоды времени, затраченные заявителем на исправление и доработку документов.
Начало общего срока осуществления процедуры по предоставлению муниципальной услуги исчисляется с момента предоставления заявителем полного комплекта документов.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги, предусматривающие перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
1. Конституцией Российской Федерации, принятой 12.12.1993, официальный текст Конституции РФ с внесенными в нее поправками от 30.12.2008 ("Российская газета", № 7, 21.01.2009);
2. Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Российская газета", № 202, 08.10.2003);

1. Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", № 3614 от 27.10.2004);
2. Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", № 95, 05.05.2006);
3. Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", № 168 от 30.07.2010);
4. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Минюстом России, регистрационный № 9059 от 06.03.2007);
5. Уставом муниципального образования Поронайский городской округ, принятым решением Собрания Поронайского городского округа от 13 марта 2013 г. № 35 (газета "Экспресс", № 15 от 18.04.2013).
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги с разделением на документы и информацию, которые заявитель должен представить самостоятельно.
2.6.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования архива и от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется при наличии следующих документов:
заявление о приеме документов в архив (от физических лиц);
опись дел постоянного хранения, утвержденная ЭПК Архивного агентства Сахалинской области (приложение 1 к Регламенту);
историческая справка (при первом приеме документов);
договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц).
2.6.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:
документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;
договор о передаче документов на государственное хранение;
опись дел по личному составу, утвержденная экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Архивного агентства Сахалинской области (Приложение 2 к Регламенту).
Управление не вправе требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, законодательством Российской Федерации не установлено.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;
- если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в орган местного самоуправления в соответствии с его компетенцией;
- орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Администрацией может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в Администрацию или должностному лицу, с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение;
- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов);
- отсутствие у заявителя документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности физическим лицом.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется на бесплатной основе.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления таких услуг.
Срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет до 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Заявление о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемые к нему документы регистрируются в течение одного рабочего дня с момента его поступления.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги.
2.12.1. Места предоставления муниципальной услуги должны соответствовать комфортным условиям для заявителей.
Места предоставления муниципальной услуги включают места для ожидания, информирования, получения информации и заполнения необходимых документов, приема заявителей.
2.12.2. Места ожидания должны быть оборудованы стульями и столом с канцелярскими принадлежностями для осуществления необходимых записей.
2.12.3. Здание, в котором расположен архив, должно быть оборудовано входом, обеспечивающим свободный доступ заявителям.
2.12.4. Прием заявителей осуществляется в кабинетах, которые оборудуются информационными табличками с указанием:
- номера кабинета;
- фамилии, имени и отчества муниципального служащего архива, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- открытый для заявителей и других лиц доступ к информации о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги, порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц;
- соблюдение стандарта предоставления муниципальной услуги;
- отсутствие жалоб со стороны заявителей на действия (бездействие) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;
- рост числа заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур (действий), требования к порядку
их выполнения, в том числе в электронной форме

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.
3.1.1. Перечень административных процедур при предоставлении муниципальной услуги содержит административные действия:
- прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения;
- прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций;
- прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций;
- прием документов от граждан.
3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в Приложении № 6 к Регламенту.
3.2. Архивная процедура - прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения.
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги.
От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций - источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу по описям, утвержденным ЭПК Архивного агентства Сахалинской области. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
Прием дел производится поединично. Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив.
При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение (приложение 3) и в прилагаемой к акту справке. Организация - источник комплектования принимает меры по розыску непоступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
3.2.2. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административного действия, входящего в состав административной процедуры.
Исполнителем, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является главный специалист управления по делам и оргработе Аппарата Администрации (далее - Специалист).
Специалист осуществляет прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения.
3.2.3. Критерием принятого решения является истечение сроков временного хранения документов в организации - источнике комплектования.
3.2.4. Результатом административной процедуры и порядком передачи результата является прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации.
3.2.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является акт приема-передачи архивных документов, составляемый в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой в организации - источнике комплектования.
3.3. Архивная процедура - прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций.
Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги.
При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в архив Администрации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу принимаются в архив по описям, утвержденным ЭПК Архивного агентства Сахалинской области. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
Прием дел производится поединично. Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив.
При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение (приложение 3) и в прилагаемой к акту справке. Организация принимает меры по розыску непоступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
3.3.2. Исполнителем, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является Специалист.
Специалист осуществляет прием на постоянное хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу от ликвидированных организаций.
3.3.3. Критерием принятого решения является ликвидация организации.
3.3.4. Результатом административной процедуры и порядком передачи результата является прием документов на хранение в архив от ликвидированной организации.
3.3.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является акт приема-передачи архивных документов, составляемый в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается ликвидационной комиссии (ликвидатору).
3.4. Архивная процедура - прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций.
3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги.
При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и Администрацией. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу принимаются в архив по утвержденным ЭПК Архивного агентства Сахалинской области описям дел, документов.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
3.4.2. Исполнителем, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является Специалист.
Специалист осуществляет прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций.
3.4.3. Критерием принятого решения является ликвидация негосударственной организации.

3.2.4. Результатом административной процедуры и порядком передачи результата является прием на постоянное хранение в архив от ликвидируемой негосударственной организации.
3.4.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является акт приема-передачи архивных документов, составляемый в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается ликвидационной комиссии (ликвидатору).
3.5. Архивная процедура - прием документов от граждан.
Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги.
Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.
Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК Архивного агентства Сахалинской области по результатам рассмотрения сдаточной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение 4 к Регламенту).
3.2.2. Исполнителем, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является Специалист.
Специалист осуществляет прием документов от граждан.
3.2.3. Критерием принятого решения является заявление о предоставлении муниципальной услуги.
3.2.4. Результатом административной процедуры и порядком передачи результата является прием на постоянное хранение в архив документов личного происхождения.
3.2.5. Способом фиксации результата административной процедуры является акт приема-передачи архивных документов, составляемый в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается собственнику или владельцу.
При отрицательном решении вопроса о приеме архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
3.3. Необходимость межведомственного взаимодействия законодательством Российской Федерации не предусмотрена.
3.4. Муниципальная услуга в электронной форме не предоставляется.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в Приложении № 6 административного регламента.

4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1.1. Текущий контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется управделами Администрации (далее - Управделами) или лицом, его замещающим, путем проведения проверок соблюдения специалистом Управления, отвечающим за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Сахалинской области и органов местного самоуправления.
4.1.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании правовых актов Администрации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Администрации) и внеплановыми.
Плановые проверки проводятся в соответствии с планом работы Администрации, но не чаще одного раза в два года. Внеплановые проверки проводятся в случае поступления в Администрацию обращений физических или юридических лиц с жалобами на нарушение их прав и законных интересов.
4.1.3. Для проведения проверки полноты и качества проведения муниципальной услуги Управделами в течение 3 дней формируется комиссия, в состав которой включаются не менее 3 специалистов Администрации. В работе комиссии вправе принимать участие граждане, представители объединений и организаций. Проверка предоставления муниципальной услуги проводится в течение 3 дней.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению, и в дальнейшем подписывается всеми членами комиссии.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2. Ответственность должностных лиц органов администрации, структурных подразделений Аппарата администрации Поронайского городского округа за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги:
4.2.1. Специалист несет персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.
4.2.2. В случае выявления нарушений прав заявителей привлечение виновных лиц к ответственности осуществляется согласно законодательству Российской Федерации.
4.3. Положения, характеризующие требования к формам контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги Управлением со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещенной на официальном сайте Поронайского городского округа, а также в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок
обжалования решений и действий (бездействия)
органа администрации или структурного подразделения
Аппарата администрации Поронайского городского округа,
предоставляющего муниципальную услугу,
а также их должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Действия (бездействие) специалистов Управления, уполномоченных лиц, а также решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего административного регламента, обжалуются во внесудебном порядке путем обращения к мэру Поронайского городского округа.
В досудебном порядке заявители вправе подать жалобу на имя следующих должностных лиц Администрации:
- жалоба на имя управделами Администрации Поронайского городского округа (г. Поронайск, ул. Октябрьская, 61а, кабинет 25, тел. 8(42431) 50839);
- жалоба на имя мэра Поронайского городского округа (г. Поронайск, ул. Октябрьская, 61а, кабинет 15, тел. 8(42431) 50912).
5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является нарушение порядка осуществления административных процедур, изложенных в разделе 3 настоящего административного регламента, а также других требований и положений настоящего административного регламента.
5.3. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.4. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу, либо орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, либо органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, либо органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.5. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Поронайского городского округа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.6. Порядок подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации.
5.7. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, федеральными нормативными актами и муниципальными правовыми актами.
5.8. Должностные лица Администрации, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги, порядка или сроков рассмотрения жалобы либо незаконный отказ или уклонение указанного должностного лица от принятия ее к рассмотрению, несут ответственность в соответствии с частями 3 и 5 статьи 5.63 Кодекса об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ.
5.9. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.10. Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации, Специалиста Управления, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.
5.11. По результатам рассмотрения жалобы Администрация принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.12. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в части 5.10 настоящего раздела, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.13. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с частью 5.4 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.14. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии). Управление, его должностные лица обязаны обеспечить каждому заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
5.15. Заявитель имеет право на судебное обжалование действий должностных лиц, а также решений, принятых (осуществляемых) в ходе выполнения настоящего административного регламента, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.





Приложение № 1
к административному регламенту
"Хранение, комплектование
(формирование), учет
и использование
архивных документов
и архивных фондов"

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ
ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд № ___________________ руководителя организации
ОПИСЬ № __________________ Подпись Расшифровка подписи
дел постоянного хранения
Дата
за ___________________ год


Название раздела (структурного подразделения организации)

№ Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество Примечания
п/п листов

1 2 3 4 5 6





В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № _______________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК Архивного агентства
(Наименование организации) Сахалинской области
от ______________ № ________ от __________________ № ________





Приложение № 2
к административному регламенту
"Хранение, комплектование
(формирование), учет
и использование
архивных документов
и архивных фондов"

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ
ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

УТВЕРЖДАЮ
Директор __________________________
(название архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Фонд № __________________
ОПИСЬ № _________________
дел по личному составу
за __________________ год
___________________________________________________________________________
Название раздела


№ Индекс Заголовок дела Дата дела Срок Количество Примечание
п/п дела (тома, части) (тома, хранения листов в деле
части) дела (тома, (томе, части)
части)

1 2 3 4 5 6 7





В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № __________________________ по № _________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК Архивного агентства
(Наименование организации) Сахалинской области
от _____________ № ________ от __________________ № ________





Приложение № 3
к административному регламенту
"Хранение, комплектование
(формирование), учет
и использование
архивных документов
и архивных фондов"

ФОРМА АКТА
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
___________________________ ___________________________
(наименование (наименование
должности руководителя должности руководителя
___________________________ ___________________________
организации-сдатчика) организации-приемщика)

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать

АКТ
_____________ № __________
(дата)
приема-передачи документов
на хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
___________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а __________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:


№ Название, номер описи Количество Количество Примечания
п/п экземпляров описи ед. хр.

1 2 3 4 5





Итого принято _____________________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи

Дата Дата

Фонду присвоен № ____________________________
Изменения в учетные документы внесены

Должность Подпись Расшифровка подписи





Приложение № 4
к административному регламенту
"Хранение, комплектование
(формирование), учет
и использование
архивных документов
и архивных фондов"

ФОРМА АКТА
ПРИЕМА НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

_________________________
(название архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № _________ Директор
_______________________ (название архива)
(дата)

приема на хранение документов Подпись Расшифровка подписи
личного происхождения Дата

На основании решения ЭПК
протокол от _________________ № _________
и договора от ___________________________
______________________________________________________________________ сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________________
(общая характеристика документов)
в количестве __________ ед. хр. (условных) ____________ документов (листов)
по архивной сдаточной описи
Фонду присвоен № ________________

Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи





Приложение № 5
к административному регламенту
"Хранение, комплектование
(формирование), учет
и использование
архивных документов
и архивных фондов"

ФОРМА АКТА
О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ

_________________________
(название архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № _________ Директор
_______________________ (название архива)
(дата)

о необнаружении документов, Подпись Расшифровка подписи
пути розыска которых исчерпаны Дата


Фонд № ___________

В результате _______________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с
учета:


№ Номер Номер Заголовок Крайние Количество листов Предполагаемые
п/п описи ед. хр. ед. хр. даты (время звучания, причины
метраж) отсутствия

1 2 3 4 5 6 7





Итого _____________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
делами:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи

Заведующий хранилищем Подпись Расшифровка подписи

Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи

________________ __________________________________________________________
(№ и дата приказа руководителя архива о снятии с учета
необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата





Приложение № 6
к административному регламенту
"Хранение, комплектование
(формирование), учет
и использование
архивных документов
и архивных фондов"

БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ"

5.1. Блок-схема административной процедуры
"Прием на постоянное хранение в архив от организаций -
источников комплектования документов Архивного фонда
Российской Федерации по истечении сроков
их временного хранения"


Начало процедуры "Прием на постоянное хранение в архив
от организаций - источников комплектования документов
Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков
их временного хранения"

V

Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния
принимаемых архивных документов

V

Проверка страховых копий на особо ценные документы
и уникальные документы

V

Проверка комплектности учетных документов

V

На всех экземплярах описи дел, документов
делаются отметки о приеме архивных документов в архив
и новая итоговая запись в случае отсутствия единиц хранения

V

Оформление акта приема-передачи документов на хранение

V

Завершение процедуры "Прием на постоянное хранение в архив
от организаций - источников комплектования документов
Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков
их временного хранения"


5.2. Блок-схема административной процедуры
"Прием документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов, сроки временного хранения
которых не истекли, от ликвидированных организаций"


Начало процедуры "Прием документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов,
сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"

V

Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния
принимаемых архивных документов

V

Проверка страховых копий на особо ценные документы
и уникальные документы

V

Проверка комплектности учетных документов

V

На всех экземплярах описи дел, документов
делаются отметки о приеме архивных документов в архив
и новая итоговая запись в случае отсутствия единиц хранения

V

Оформление акта приема-передачи документов на хранение

V

Завершение процедуры "Прием документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов,
сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"


5.3. Блок-схема административной процедуры
"Прием документов по личному составу
от ликвидированных негосударственных организаций"


Начало процедуры "Прием документов по личному составу
от ликвидированных негосударственных организаций"

V

Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния
принимаемых архивных документов

V

Проверка комплектности учетных документов

V

На всех экземплярах описи дел, документов
делаются отметки о приеме архивных документов в архив

V

Оформление акта приема-передачи документов на хранение

V

Завершение процедуры "Прием документов по личному составу
от ликвидированных негосударственных организаций"


5.4. Блок-схема административной процедуры
"Прием документов от граждан"


Начало процедуры "Прием документов от граждан"

V

Первичная проверка представленных документов
на предмет соответствия их обязательным требованиям

V

Составление сдаточной описи

V

Направление сдаточной описи на рассмотрение ЭПК
архивного агентства Сахалинской области

V

Положительное или отрицательное решение ЭПК
архивного агентства Сахалинской области
о приеме документов на хранение

V Да Нет V

Проверка физического Составление акта
и санитарно-гигиенического возврата документов
состояния принимаемых
архивных документов V

V Возврат акта с документами
собственнику или владельцу
На всех экземплярах
описи дел, документов V
делаются отметки о приеме
архивных документов в архив Завершение процедуры
"Прием документов от граждан"
V

Оформление акта приема
на хранение документов
личного происхождения

V

Завершение процедуры
"Прием документов от граждан"



------------------------------------------------------------------